热心肠先生:这6大要素,促成了现象级的中国肠道大会!
肠Sir05-08

5月6日下午,随着最后四场活动顺利结束,2019中国肠道大会圆满落下了帷幕。

3天,170多个学术报告,80多个产业演讲,100多家企业赞助和参展,超过5000人到会,今年的大会事实上已经成为世界上规模最大的以“肠道”为主题的学术和产业盛会。

关于大会的盛况,你可以点击下面这篇文章了解:

2019中国肠道大会在北京盛大召开


而在这篇文章里,我主要是如我在微信朋友圈所承诺的,向你介绍6个办会经验,前3个是大会成功的必要基础,后3个是实操经验,希望对你有用。


1. 把握大势

任何一件事情要取得成功,离不开时代进步,大势所趋。我们在人人向往更健康的美好时代,很幸运地遇见、观察并追随了肠道这个大势。

下面这张图,展示的是2018年一部分世界顶尖学术期刊的封面,我们可以看到,肠道尤其是肠道菌群仍然是科学研究中的绝对热点。

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而且我们欣喜地看到,肠道菌群研究的开拓者们,一方面在逐步揭开菌群的秘密,另一方面更是积累了多组学、系统生物学、人工智能等等一整套系统生物学方法。

所以在菌群之外,针对复杂系统的量化评估变成了现实,营养和代谢等方面的研究真正走向精准化,食品科学、药学、营养学、中医药等领域将会有颠覆性发现和应用。

在2019中国肠道大会上,我们请来众多专家对此进行了充分探讨,这是顺势而为的举动,结果也基本如我们所愿。


2. 制度化前提下的开放众包

中国肠道大会的5位发起人(创始发起人:张发明,蓝灿辉;联合发起人:魏泓,赵方庆,王军)为大会制定并书面签署了《中国肠道大会章程》。

章程全文共13页,8934字,明确了大会的属性、所有权和组织原则、发起人制度、组织机构、运营机制、财务工作、知识产权以及章程修改和生效等细节问题。

出于综合性的考虑,我不能向你提供章程全文,但它确实成为中国肠道大会长期、可持续、高水平举办的制度基础。

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在章程的指导下,我们充分利用了众包办会的方法,协调三家主办单位(南京医科大学第二附属医院、国家消化系统疾病临床研究中心、热心肠生物技术研究院)及N家协办单位的资源,邀请业内知名专家担任大会主席并组织了开幕式之外的14场学术大会。

三家主办单位之间信任有加、合作有序、准备充分,改址落地、发函授权、安保审批等工作均大幅提前完成。

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此外,在学术大会的基础上,同期举办第一届中国肠道产业大会,除了全面展示了中国肠道产业的现状,为企业和创业者提供了充分展示自己的机会,众多企业的参与也扩大了大会的宣传、吸引更多观众参与并为大会提供了足够的经费保障。

一定程度上,企业也是我们的众包合作方,是大家的共同努力促成了成功的大会。


3. 热心肠团队的坚实积累

举贤不避亲,宣功不避己,请允许我介绍一下热心肠小伙伴们在大会组织运营工作中的贡献。

毫无疑问,不论是对中国肠道学术界还是产业界来说,热心肠小伙伴们是为行业做出一定贡献的。本次大会的成功,是热心肠创始团队的5个人在艰难时刻耐住枯燥、咬牙坚持后的水到渠成,也是我们在有了新的团队成员、新的投资加入以后团结协作的成果。


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目前,我们已经有累计超过120万用户,其中活跃用户超过20万,这么多专业用户是我们承办大会并让它成为现象级大会的良好基础。

当然,热心肠研究院的投资人也给足了我们底气,包括天使投资人、A轮(对的,我们搞定了A轮融资)投资机构代表,在会前为我们准备了足够弹药,让我们不再因缺乏资金而束手束脚,我们也有了更多时间专注投入在大会的运营工作里。


4. 产品经理思维和实操

作为沉浸在互联网多年的创业者,我们确实是把中国肠道大会视为一个产品在打造的。从它被命名为简洁、自带传播力的“中国肠道大会”开始,可能就注定会是一个不平凡的产品。

我们可以定义去年的大会为V1.0版本,今年这个产品有了一定的提升,视觉更专业化、物料准备也更合理、内容更为充分,是V2.0版本。

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V2.0产品有更为明确清晰的定位——中国肠道人的年度大学习。

除了是与大会主题“爱肠道、爱学习、爱整合”呼应,这个定位的最重要价值,是向观众清晰表达了来参会是为了什么——学习,大学特学,跟天下热爱肠道的人一起学!

好产品,一定有好定位,中国肠道大会也是如此。

说到内容,我们这些产品经理在V2.0版中投入了巨大精力。比如在做主题和会场策划工作时,我们对热心肠日报里的内容进行了充分调研、分析和研判,根据了研究前沿的热度进行了设计。最终,几乎所有学术会场都是爆满,说明了我们的工作还是相当到位的。

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而在内容质量控制上,我们再次发布了“发起人声明”,提醒讲者要努力在大会分享包括自有研究成果、未发布数据等干货,并在邮件和微信等沟通工作中多次强调。

绝大部分讲者非常配合,展现出了自身的风范,也为会议观众带来了听视觉盛宴。很遗憾,有极少数不认真的讲者没有达到我们的质量要求,我们在考虑列入讲者黑名单。

我们也努力做了不少创新,其中热心肠奖学金可谓神来之笔,引起强烈反响,很多老师和同学认为这会是未来在中国最受关注的跨学科、跨领域奖学金。

所以今年大会的成功,也是产品经理的成功,为此我们感到很欣慰。

当然,2.0版的产品依然不够完善,个别会场的人数预估不足,出现了观众无法进场的情况,盒饭质量仍有待提高,茶歇安排过于简单;部分活动组织和流程仍显混乱,演讲超时严重,志愿者培训不够到位,展区位置有改进空间以及部分讲者较水等等,都在提醒我们3.0版的产品还有很大打磨空间。


5. 简单但强大的IT系统

我们创始团队的5个人,是在共同经历了一个互联网创业项目失败以后,发起的热心肠项目,我和IT合伙人介孟恩已经共事了12年,我们是一个有较强IT基因的团队。

除了新加入的IT产品经理,其他IT小伙伴都参与了去年大会的组织和运营共工作。在去年自主开发的IT系统基础上,我们摸索了很多需求,设计了很多原型,并进行了不少升级。

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比如,在报名小程序里提供了拼团功能,有8个团成功组织,160位观众享受到了优惠注册费。另外,在线支付系统一如既往很便捷,新开通电子发票系统,则避免了去年的混乱和尴尬。

特别的,我们的IT系统开发了“CGF2019”会务小程序,提供了会议议程、午餐预订、讲座打分等等实用功能,获得一致好评。

两年以后,在2021中国肠道大会上,我们会有更为强大的IT系统来支持大会的成功举办。


6. 一刻不放松宣传工作

作为大会开幕式的主持人,我特别欢迎了被热心肠小秘书一轮轮日报、大会信息、红包猛烈轰炸,但仍然坚守不退群的“热心肠菌群”微信群的忠实群友们!

确实,在会前我们在群里做了长期、持续的宣传工作,推广会议用力有点猛,一些群友忍受不了就退群了,还好绝大部分群友给予了理解并坚守在群里。

我们还充分利用了公众号、官网、朋友圈、朋友圈等进行大会的宣传,整个宣传工作大概持续了6个月,密集宣传持续了1个半月左右。

很多人觉得,我们已经有那么多用户、取得那么大影响力了,宣传可以不用这么密集,甚至有人调侃我的朋友圈像微商刷屏……

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不过,我清楚的知道,这次大会对我们来说是大事,但对大部分人来说,都有自己的本质工作和忙碌的生活,参加会议是件很小的事,我们一定要随时提醒到位。

对自己的用户数和影响力过于自信,可能会让一个原本应该爆棚的活动冷冷清清,我们在前面有非常痛楚的经验,这个我一定要提醒给你。

另外,我们还切实加强了媒体合作,所以你可能看到众多自媒体、主流媒体在宣传大会;我们还发起了众包宣传,给热心肠智库专家、大会讲者邮寄宣传海报,张贴在全国各地高校的宣传栏,发动企业同步参与宣传工作,不管流量是多是少,都促进了大会的传播。

不到最后一刻,不要放松宣传工作,这是大会组织上非常重要的心得!

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好了,关于成功组织中国肠道大会的经验分享,就是这些了。如果你没有在前面领略一下不可思议的2019中国肠道大会,请点击阅读下面这篇文章哦:

2019中国肠道大会在北京盛大召开


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